• Polski
  • English
  • Deutsch

Wirtualne biuro to usługa pozwalająca na pełny outsourcing obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności firmy w danym miejscu. Jest to perfekcyjne rozwiązanie dla przedsiębiorców pracujących zdalnie, ale jak ma się to do małych firm?

Rozwiązanie szyte na miarę

Załóżmy, że otwieramy nową firmę we Wrocławiu. Jest ona mikro przedsiębiorstwem zatrudniającym 5 pracowników i poza sporadycznymi sytuacjami, kiedy potrzebujemy odbyć spotkanie biznesowe, wszyscy potrzebują do pracy jedynie komputera z dostępem do internetu.

Przy 5 osobach, pracujących w dużej mierze zdalnie wynajem powierzchni biurowej i utrzymanie jej może powodować zbyt duże koszty, ale rejestracja firmy w mieszkaniu również nie jest najlepszym rozwiązaniem. Po pierwsze, jeżeli jest ono wynajmowane, to potrzebna będzie zgoda właściciela. Po drugie, nie jest to odpowiednie miejsce do odbywania spotkań biznesowych, a po trzecie, prywatny adres w rejestrze przedsiębiorców nie brzmi profesjonalnie. W tym momencie, jako odpowiedź na wszystkie nasze potrzeby, przychodzi wirtualne biuro.

Dlaczego wirtualne biuro jest tak atrakcyjne?

Usługa wirtualnego biura polega przede wszystkim na udostępnieniu przedsiębiorcy adresu do rejestracji firmy oraz obsługi jego korespondencji, dzięki czemu ten, może pracować w każdym miejscu na Ziemi, a jego firma ma stały adres, pod którym zespół administracyjny odbiera jego pocztę i na bieżąco powiadamia go o tym, co otrzymuje. 

Taki model wirtualnego biura był przynajmniej jego początkową koncepcją, która zdążyła silnie ewoluować w celu zaspokojenia wszelkich potrzeb przedsiębiorców.

Powróćmy teraz do naszej hipotetycznej pięcioosobowej firmy. Zdecydowaliśmy się na wynajem wirtualnego biura we Wrocławiu i wybraliśmy ofertę IdeaPlace, które pozwoliło nam zarejestrować firmę w samym centrum miasta, a to już od początku bardzo pozytywnie wpłynęło na nasz wizerunek i przyciągnęło uwagę części naszych obecnych klientów. Pomimo tego, że zespół pracuje w dużej mierze zdalnie, jedna osoba przebywa nawet od dłuższego czasu za granicą, to nie mamy problemu z odbiorem korespondencji, której skany dostajemy stale na maila, a współprace biznesowe zawieramy w profesjonalnych salach udostępnianych do naszego użytku, ilekroć tego potrzebujemy, tak samo jak w przypadku dedykowanych miejsc w przestrzeni coworkingowej, kiedy potrzebujemy odświeżyć przestrzeń i popracować w innym miejscu niż zwykle.

W trakcie działania firmy zaczęły również pojawiać się momenty, kiedy natłok pracy zdecydowanie przerastał wielkość naszego zespołu, ale dzięki usłudze wirtualnego biura, możemy powiedzieć, że w pewnym sensie, owy zespół powiększył się o jedną osobę, a konkretnie o wirtualną asystentkę, która wspomaga nas w pracach administracyjnych, kiedy zachodzi taka potrzeba. Zyskaliśmy również profesjonalne wsparcie w obsłudze księgowej, a także dostęp do sprawdzonych prawników oraz tłumaczy przysięgłych.

Nasza firma może więc działać w pełni funkcjonalnie, posiada dostęp do przestrzeni według potrzeby, ale co najlepsze rozlicza się tylko i wyłącznie z tego z czego skorzystała, a nie ze stałego wynajmu każdej z usług, dzięki czemu jesteśmy w stanie bardzo zoptymalizować koszty działalności.

Dlaczego akurat małe firmy?

Małe zespoły nie potrzebują tworzyć nowych etatów dla pracowników administracji, ponieważ w ich firmach występuje ona w niewielkim zakresie. Potrzebują za to optymalizacji kosztów i procesów, które w pełni dostarcza wirtualne biuro. Firmy zyskują w nim również dostęp do udogodnień takich jak wsparcie asystenckie, czy profesjonalne sale na spotkania biznesowe, ale koszty za nie ponoszą tylko w zależności od ich wykorzystania.

Wirtualne biuro dostosowuje się do potrzeb i zapewnia ergonomię funkcjonowania małych firm. Pozwala zoptymalizować jej działalność bez zbędnego wzrostu jej kosztów, także jeżeli jesteś przedstawicielem małej firmy, zadzwoń do nas i poznajmy się bliżej.