• Polski
  • English
  • Deutsch

Wirtualny adres pozwala na duży outsourcing działalności, bez konieczności fizycznej obecności firmy w danym miejscu. Choć niesamowicie praktyczny i wygodny, nadal nie jest to konwencjonalne rozwiązanie dla firm. Sprawia to, że wśród wielu osób hasło “wirtualne biuro” wiąże się z wątpliwościami i nieufnością, które jedynie wzmaga powszechny strach przed kontrolą skarbową.

Jeszcze kilka lat temu wirtualne biura, jako nowy, innowacyjny styl prowadzenia firmy rzeczywiście mogły budzić podejrzliwość i wyjątkowe zainteresowanie ze strony fiskusa. Mimo że jest on całkowicie legalny, historia odnotowała problemy z oczekiwaniem na numer NIP po dokonaniu rejestracji firmy oraz wyjątkowo częste kontrole urzędu skarbowego. Te sytuacje wciąż pamiętane przez przedsiębiorców sprawiają, że pomimo wyraźnie odczuwalnych korzyści z posiadania wirtualnego biura, część z nich nadal podchodzi nieufnie do tej formy pracy.

Jest to postawa uzasadniona, ale czy słuszna? W dalszej części artykułu przyjrzymy się bliżej obecnej relacji urzędu skarbowego z biurami wirtualnymi i udowodnimy, że absolutnie nie ma czym się stresować.

KORZYSTANIE Z WIRTUALNEGO ADRESU

Jedną z podstawowych usług wirtualnego biura jest rejestracja firmy pod wskazanym adresem, która pozwoli na jej dalszą działalność, a w przypadku nowo zakładanej firmy także na nadanie jej indywidualnego numeru NIP.

Aby powyższy proces przeszedł sprawnie, urząd potrzebuje ustalić, że przedsiębiorca posiada prawo do korzystania ze wskazanego przez siebie adresu. Ten krok może wydłużać oczekiwanie na rejestrację, szczególnie jeżeli przedsiębiorca korzysta z usług wirtualnych biur przybierających wielkość jednego pomieszczenia, które świadczą tylko i wyłącznie usługę udostępnienia adresu do rejestracji oraz obsługi korespondencji. W tym przypadku przedsiębiorca do dziś może narazić się na słuszną podejrzliwość ze strony urzędników – trudno jest bowiem, zgodnie z przyjętym prawem udowodnić, że w jednym pokoju dedykowanym na odbiór poczty dla masowej liczby podmiotów firma jest w stanie rzeczywiście pracować oraz prowadzić działalność. 

Centrum biznesowe IdeaPlace funkcjonuje na wrocławskim rynku już niemal od dekady, a naszym celem jest dostarczanie kompleksowego wsparcia biznesowego, które między innymi opiera się na świadczeniu usługi wirtualnego biura. Wykraczamy dużo dalej, opierając swoją działalność wielu płaszczyznach, wspierając naszych klientów w biznesowych krokach. Nasi klienci mają faktyczny dostęp do przestrzeni do pracy w formie coworkingu lub biur serwisowanych, miejsca na spotkania biznesowe, czy też korzystania z profesjonalnego wsparcia wirtualnej asystentki. Wszystko w oparciu o elastyczne warunki wynikające z bieżących potrzeb klientów. Z racji specyfiki prowadzenia firm nasi klienci korzystają z dodatkowych usług zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują i ponoszą koszty adekwatne do ich realnego wykorzystania.

Dzięki tej specyfice pracy i kompleksowemu podejściu do usługi wirtualnego biura, możemy pochwalić się wiarygodną reputacją oraz na stałe wypracowanym zaufaniem ze strony podległego urzędu skarbowego. W celu uzyskania informacji zwrotnej dotyczącej kluczowych kwestii, takich jak prawo klienta do korzystania z adresu na podstawie zawartej umowy, urząd kontaktuje się bezpośrednio z IdeaPlace. Proces odbywa się drogą mailową, bez angażowania wskazanego podmiotu, co znacznie przyspiesza i usprawnia przebieg rejestracji firmy oraz odciąża przedsiębiorcę ze zbędnych formalności. Dzięki długoletniemu doświadczeniu oraz zaufaniu ze strony urzędu, jesteśmy w stanie zapewnić komfort oraz szybkość działania dla naszych klientów.

KONTROLA SKARBOWA W WIRTUALNYM BIURZE

Wirtualne biuro, czy nie, niezależnie od przyjętego stylu pracy, każdego przedsiębiorcę na myśl o kontroli skarbowej przechodzi dreszcz.

Powodów do odbycia takiej kontroli może być wiele. Do pojedynczy przykładów możemy zaliczyć:

  • złożenie wniosku o zwrot podatku VAT,
  • błędy w dokumentacji,
  • częste korekty podatkowe.

Wszystko, co powoduje powstanie podejrzenia, że zeznanie podatkowe mija się z prawdą, może sprawić, że do naszych drzwi zapuka fiskus.

W przypadku wirtualnego biura, naturalnie pojawia się pytanie jak odbywa się kontrola w miejscu, gdzie firma fizycznie nie przebywa?

Aby na nie odpowiedzieć należy najpierw wyjaśnić dwie istotne kwestie.

Po pierwsze, wizyta kontroli skarbowej nie odbywa się niezapowiedzianie. Urząd uprzednio zawiadamia przedsiębiorcę o swoich planach drogą listowną i prosi go o umówienie się na datę kontroli, a obsługa recepcyjna, niezwłocznie powiadamia swojego klienta o odebranej korespondencji. 

W przypadku braku odpowiedzi ze strony przedsiębiorcy, urząd sam narzuca termin wizyty, który może przypadać nawet na następny dzień. 

Warto wiedzieć, że jeżeli przedsiębiorca nie może osobiście być obecny przy kontroli, to posiada możliwość wyznaczenia osoby reprezentującej Go podczas tej procedury.

Po drugie, kontrola udaje się pod adres, który jest wskazany, jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych. Jeżeli dostęp do nich znajduje się w innej lokalizacji niż siedziba wirtualnego biura, to bardzo ważne jest, aby skierować urzędników we właściwe miejsce. 

W dzień kontroli pod wyznaczonym adresem zjawiają się urzędnicy, którzy obowiązkowo muszą posiadać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Takie upoważnienie zawiera jej wyszczególniony zakres. Warto o nie poprosić, ponieważ przedsiębiorca ma obowiązek pokazać kontrolerowi tylko te dokumenty, do których wglądu jest on upoważniony. Wizyta pod adresem wirtualnego biura w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na wynik kontroli. Przedsiębiorca może w ten dzień skorzystać z zamkniętej sali biznesowej, dostępnej w usłudze wirtualnego biura, gdzie w spokoju, pijąc aromatyczną kawę, przejdzie przez procedurę kontroli skarbowej, a w razie potrzeby wykonania kopii dokumentów, do której urzędnicy są również upoważnieni, obsługa recepcyjna będzie niezwłocznie służyć pomocą. 

WIARYGODNE BIURO WIRTUALNE WE WROCŁAWIU

Relacja z urzędem skarbowym nie musi wzmagać negatywnych emocji, a wszelkie procesy takie jak rejestracja firmy czy przebieg kontroli skarbowej mogą przebiegać sprawnie i bez przykrych doświadczeń.

Usługa wirtualnego biura przynosi wyraźne korzyści firmom pracującym zdalnie, freelancerom czy przedsiębiorcom często przebywającym w podróży, szczególnie kiedy opiera się na świadczeniu kompleksowego wsparcia biznesowego. Nie warto z nich rezygnować dla niepotrzebnych obaw. IdeaPlace ma już wypracowane procedury w przypadku takiej formy rejestracji i tak jak w każdej innej sprawie należy przez nie przejść, a nie obawiać się o ewentualne zagrożenie.

Tak więc śmiało, skontaktuj się z nami i przekonaj się, że wirtualne biuro to komfortowy i bezpieczny wybór.